Niets is zo vervelend als wanneer je hard gewerkt hebt voor een klant en de betaling blijft uit. In de serie ‘veilig zakendoen’, staan we daarom in deze blog stil bij wanbetalingen. Wat kun je aan de voorkant doen om het risico op wanbetalingen zo klein mogelijk te maken? En wat kun je doen zodra je te maken hebt met een wanbetaler?
Wanbetalingen
Het is een risico dat je loopt als ondernemer: klanten die een product of dienst bij je hebben afgenomen en vervolgens de factuur niet betalen. Het risico kun je voor een gedeelte kunt voorkomen, door aan de voorkant een helder debiteurenbeleid in te stellen. Maar hiermee ben je niet 100% gedekt en kan het helaas nog steeds voorkomen dat je te maken krijgt met wanbetalers. In dat geval wil je de schade zoveel mogelijk beperken door nog zoveel mogelijk van je factuur betaald te krijgen. Want door wanbetalers ervaar je als ondernemer toch financiële onzekerheid.
Geduld is op
Wanneer is nu sprake van een wanbetaler? Dit is natuurlijk sterk afhankelijk van de betaaltermijn die je hanteert, de relatie met je klant en de branche waarin je werkzaam bent. Eén op de zes ZZP’ers moet langer dan 45 dagen wachten tot de factuur door hun klant betaald is. Maar liefst één op de vijf ondernemers moet zelfs 60 dagen of langer wachten op betaling. Het is niet gek dat je geduld op een gegeven moment op is. Je hebt zelf immers ook financiële middelen nodig om verder te kunnen met ondernemen.
Voorkomen en genezen
Welke maatregelen kun je nemen om wanbetalers te voorkomen of te genezen?
Onderzoek je klant
Voordat je met een nieuwe potentiële klant in zee gaat, kun je onderzoeken hoe je klant ervoor staat. Dit kun je doen door op internet te kijken of sprake is van bekende betalingsproblemen van deze klant bij andere partijen, zoals concurrenten of navraag te doen binnen de branche. Waarom kiest deze klant nu bijvoorbeeld voor jou, terwijl hij al jaren bij de concurrent koopt? Is dat omdat hij daar hoge facturen open heeft staan?
Vooruitbetalingen en betalingskortingen
Het voorkomen van wanbetalers kun je doen door het promoten van vooruitbetalingen. Dit kun je doen door bijvoorbeeld al een gedeelte van de openstaande som bij aanvaarding van de opdracht te factureren. Vooruitbetalingen kun je extra stimuleren door bijvoorbeeld het verstrekken van een extra korting voor snelle betalers. Bijvoorbeeld: een klant krijgt 1,5% betalingskorting bij betaling binnen 14 dagen. In je algemene voorwaarden kun je hieraan ook refereren.
Helder en duidelijk debiteurenbeleid
Een helder en duidelijk debiteurenbeleid zorgt ook voor het voorkomen van wanbetalers. Schrijf vooraf je debiteurenbeleid uit. Zo voorkom je dat je er pas over na gaat denken wanneer het te laat is en je al te maken hebt met wanbetalers. Bovendien kun je met dit debiteurenbeleid duidelijk en helder communiceren met je klanten.
Bepaal een aantal belangrijke data:
- Factuurdatum: de factuurdatum is de datum waarop de factuur verzonden is.
- Betaaldatum: de betaaldatum is de datum waarop de factuur uiterlijk betaald moet worden. Vermeld zowel de factuur- als de betaaldatum op de factuur om misverstanden te voorkomen. De wettelijke betaaltermijn is standaard 30 dagen, geldig voor ZZP’ers, bedrijven, overheid en consumenten. Je mag hiervan afwijken door een kortere betaaltermijn op je factuur op te nemen, maar de wettelijke betaaltermijn van 30 dagen blijft leidend. Ook wanneer je klanten zelf een andere betaaltermijn hanteren, blijft deze betaaltermijn van kracht. Voor facturen aan consumenten ben je zelf vrij om een redelijke betalingstermijn in te stellen.
- 1e en 2e herinnering: bepaal voor jezelf na hoeveel dagen ná het verstrijken van de vervaldatum je de 1e en 2e herinnering gaat sturen. Geef tevens aan of je dit doet per e-mail of telefonisch. Bijvoorbeeld: 14 dagen na het verstrijken van de betaaldatum stuur je de 1e herinnering per e-mail. 30 dagen na het verstrijken van de betaaldatum neem je telefonisch contact op voor de 2e
- Aanmaning: tijdens een 1e en 2e herinnering heb je misschien nog wel geduld, maar dat is tijdens de officiële aanmaning wel verdwenen. Bij een aanmaning heeft de klant nog 14 dagen de tijd om de factuur te betalen voordat er incassokosten in rekening gebracht worden. Voor het versturen van een aanmaning kun je een derde zoals een incassobureau inschakelen.
- Inschakelen deurwaarder of incassobureau: wanneer geen van deze maatregelen effectief blijken te zijn, schakel dan een deurwaarder of incassobureau in. Het inschakelen van een deurwaarder of incassobureau doe je niet zomaar en komt de relatie met de klant niet ten goede. Doe dit dus altijd weloverwogen.
Tip: Stuur bij herinneringen altijd de originele factuur mee, het kan namelijk zijn dat je klant per ongeluk de factuur niet ontvangen heeft of is kwijtgeraakt. Door de factuur nogmaals mee te sturen, voorkom je dat je als reactie krijgt dat de klant geen factuur heeft (gehad).
Factoring
Wil je minder zorgen over eventuele wanbetalers? Je kunt dan factoring overwegen. Dit houdt in dat je het debiteurenbeleid bij een factormaatschappij legt. Zij zijn verantwoordelijk voor het innen van de betalingen van je klanten en lopen daarmee ook het grootste risico voor wanbetalers.
Zodra de factuur verstuurd is, ontvang jij als ondernemer gemiddeld tussen de 80 en 90% van de factuur, ongeacht of de klant gaat betalen. Zodra de klant de factuur betaald heeft, ontvang jij het restbedrag van de factuur. Een factormaatschappij brengt meestal een percentage van de factuur bij jou in rekening voor het voeren van het debiteurenbeleid. Factoring zie je vaak terug bij ondernemers die te maken hebben met een groot aantal klanten, zoals bij tandartsen.
Kredietverzekering
Je debiteuren kun je verzekeren met een kredietverzekering. Dit houdt in dat je een gedeelte van het openstaande bedrag terugkrijgt van de verzekering op het moment dat de klant niet betaalt. Deze verzekering kun je afsluiten per transactie (bijvoorbeeld op alle transacties of op enkele specifieke grote transacties), per klant, per land of per product wanneer je bijvoorbeeld weet dat er een vergroot risico zit op verkopen van een specifiek product.
Een kredietverzekering heeft strenge eisen voor wanneer een uitkering plaatsvindt. Zo dien je je altijd strikt te houden aan het vooraf goedgekeurde debiteurenbeleid. De premie die je betaalt voor deze verzekering is sterk afhankelijk van de aantallen en hoogte van je facturen, het eigen risico en het bedrag dat je wilt verzekeren. Overleg vooraf met je NOAB-adviseur om na te gaan of deze manier van verzekeren voor jouw onderneming interessant is.
Btw bij oninbare facturen
Hebben je maatregelen geen effect en krijg je geen betaling binnen, binnen 1 jaar na het verstrijken van de uiterste betaaldattum? Dan heb je te maken met een oninbare factuur. De btw die je hebt betaald over deze factuur, kun je via de aangifte BTW terugvorderen. Overleg met je NOAB-adviseur hoe je dit doet.
Vragen
Heb je vragen over het voorkomen en genezen van wanbetalers? Wil je de verschillende mogelijkheden voor het voorkomen en genezen van wanbetalers bespreken en nagaan wat het beste is voor jouw onderneming? Neem dan contact op met je NOAB-adviseur.
