Je hebt een drukke week achter de rug, je kijkt uit naar het weekend en werkt nog even je administratie bij. Tussen de post zit een factuur met het logo van een bekende instantie, gericht aan jouw bedrijf, met een gering factuurbedrag. In een onbewaakt moment maak je het bedrag over. Het blijkt om een spookfactuur te gaan: je bent het slachtoffer geworden van acquisitiefraude. Hoe herken je een spookfactuur? En wat kun je als ondernemer doen om acquisitiefraude te voorkomen?
Acquisitiefraude is een vorm van misleiding waarbij oplichters kosten in rekening brengen voor producten of diensten die niet worden geleverd of waarvoor geen opdracht is gegeven. Bijvoorbeeld door een spookfactuur te versturen: een factuur zonder tegenprestatie of een aanbieding die op een factuur lijkt. Een spookfactuur is soms lastig te herkennen. Fraudeurs gaan geraffineerd te werk. Ze kopiëren bijvoorbeeld het logo van een bestaande organisatie en brengen vaak een relatief klein bedrag in rekening (tot € 250). Soms staat in de kleine lettertjes vermeld dat het om een aanbieding of offerte gaat.
Acquisitiefraude in Nederland
Dankzij de invoering van de Wet Acquisitiefraude zijn Nederlandse ondernemers sinds 1 juli 2016 beter beschermd tegen deze vorm van fraude. Met de wet is de bewijslast omgekeerd: het is niet langer de ondernemer die moet aantonen misleid te zijn, maar het is aan de fraudeur om aan te tonen dat hij de ondernemer goed geïnformeerd heeft. Misleiding is strafbaar: voor acquisitiefraude kan een gevangenisstraf worden opgelegd van maximaal twee jaar.
Toch komt acquisitiefraude nog altijd veel voor. Zo waarschuwde de Fraudehelpdesk begin maart voor een spookfactuur van Web Registraties Nederland: dit lijkt een factuur, maar het gaat eigenlijk om een aanbieding. Let je niet goed op en betaal je als ondernemer te goeder trouw de factuur? Dan zit je vast aan de diensten van het bureau.
Acquisitiefraude voorkomen
Hoe voorkom je dat jij als ondernemer slachtoffer wordt van acquisitiefraude? Met deze tips kun jij je zo goed mogelijk wapenen:
- Houd een zorgvuldige administratie Bewaar alle overeenkomsten en archiveer correspondentie met klanten en zakelijke relaties.
- Controleer elke factuur die binnenkomt. Vergeet niet de kleine lettertjes te lezen. Gaat het om een aanbieding? Dan ben je niet verplicht te betalen. Kun je een factuur niet plaatsen? Controleer de gegevens van de afzender in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Check ook de pagina met recente spooknota’s van de Fraudehelpdesk. Twijfel je? Vraag de afzender van de factuur eventueel schriftelijk om een kopie van de overeenkomst met jouw handtekening.
- Wees zuinig op je handtekening. Onderteken geen documenten die je niet goed kunt doorgronden of waar je niet om hebt gevraagd. Bijvoorbeeld een document waarmee je zogenaamd afstand doet van de verlenging van een ‘gratis’ advertentieruimte waar je niet van op de hoogte was.
- Activeer de Non-Mailing-Indicator van de Kamer van Koophandel. Hiermee geef je aan dat jouw gegevens uit het handelsregister niet gebruikt mogen worden voor reclame per post of verkopers aan de deur.
- Ontdek je een spookfactuur of een andere vorm van acquisitiefraude? Dan kun je aangifte doen bij de politie. Meld de fraude ook bij de Fraudehelpdesk. Is er schade ontstaan, bijvoorbeeld omdat je een spookfactuur hebt betaald? De Fraudehelpdesk helpt je de schade te beperken en na te gaan of je een vergoeding kunt krijgen.
- Heb je personeel in dienst? Geef hen aan áltijd alert te moeten zijn op twijfelachtige facturen en laat ze de factuur of aanbieding altijd bij jou checken.
- Let vooral op tijdens vakantieperiodes: dan slaan fraudeurs graag toe. Ze hebben een grotere kans van slagen als jij als eigenaar / directeur niet aanwezig bent. Dat geeft ruimte om met een dringende fax of telefoontje medewerkers die van niks weten onder druk te zetten.
Meer weten?
Help je hulp nodig, bijvoorbeeld bij het inrichten van een gedegen administratie zodat je binnenkomende facturen snel en goed kunt controleren? Investeer in een deskundig en betrouwbaar administratiekantoor. Zoek een NOAB-kantoor bij jou in de buurt.
Lees meer artikelen van deze serie:
- Veilig zakendoen: Ondernemersrisico’s in kaart
- Veilig zakendoen: Wanbetalingen voorkomen en genezen doe je zo
- Veilig zakendoen: Het belang van een goede kredietcheck
