Zakendoen met andere partijen? Dan horen algemene voorwaarden er ook bij. Maar wat is nu het belang van goede algemene voorwaarden? Hoe stel je algemene voorwaarden op die correct zijn? In deze blog vertellen we je er meer over.
Wat zijn eigenlijk algemene voorwaarden?
De algemene voorwaarden (‘leveringsvoorwaarden’) van een onderneming worden vaak gezien als ‘de kleine lettertjes’. Dit zijn bepalingen die schriftelijk zijn vastgelegd. Hierin worden de zaken geregeld die je in je schriftelijke of mondelinge overeenkomst met je klant bent overeengekomen.
In de algemene voorwaarden kun je het bijvoorbeeld hebben over:
- Betaalwijze;
- Aansprakelijkheid;
- Termijnen van leveringen;
- Garantiebepalingen;
- Klachtenafhandeling;
- Overmacht;
- Verlengen en opzeggen.
Zoals je ziet zijn dit zaken die je vaak voor verschillende klanten op dezelfde manier opstelt. Door ze éénmalig in je algemene voorwaarden op te nemen, voorkom je dat je iedere keer opnieuw deze bepalingen moet beschrijven.
Het belang van correcte algemene voorwaarden
Naast bovengenoemd voordeel, hebben de algemene voorwaarden nog meer positieve kenmerken. Door middel van de algemene voorwaarden weten klanten ook precies waar ze aan toe zijn. De rechten en plichten van beide partijen zijn daarmee duidelijk.
Vaak wordt het belang van algemene voorwaarden pas duidelijk wanneer het een keer mis gaat, bijvoorbeeld bij een geschil met een klant. Op dat moment kun je je risico’s beperken door correcte algemene voorwaarden. Ondanks dat algemene voorwaarden niet verplicht zijn om op te stellen, is het daarom zeker wel aan te raden.
Belangrijke onderdelen van algemene voorwaarden
Natuurlijk zijn de algemene voorwaarden voor iedere onderneming specifiek, maar hier volgt een lijst met belangrijke onderdelen waar je in ieder geval aan kunt denken bij het opstellen van je algemene voorwaarden:
- Aansprakelijkheid: volledige uitsluiting van aansprakelijkheid gaat nooit lukken (daar ben je immers – als het goed is – ook voor verzekerd), maar door middel van de algemene voorwaarden kun je ze wel zoveel mogelijk beperken.
- Betalingstermijn: wettelijk wordt een standaard betalingstermijn afgesproken van 30 dagen. Wil je hiervan afwijken, dan kun je dit opnemen in je algemene voorwaarden. Het kan zijn dat je een kortere betalingstermijn opneemt in je algemene voorwaarden zodat je eerder je geld binnenkrijgt, maar het is ook mogelijk om een langere betalingstermijn af te spreken.
- Eigendomsvoorbehoud: dit voorbehoud beschermt jou als leverancier van producten, wanneer je klant niet betaalt of failliet gaat. Je blijft hiermee eigenaar van het geleverde product, totdat de factuur door je klant is betaald. Ziet het ernaar uit dat je je factuurbetaling niet gaat ontvangen of dat de klant zelfs failliet is? Dan heb je dankzij het eigendomsvoorbehoud in ieder geval nog recht op je producten.
- Garantie: in de algemene voorwaarden kun je afspraken opnemen over garantietermijnen, klachtenafhandeling en eventuele vergoedingen. Let op: verkoop je aan consumenten? Dan mag je in je algemene voorwaarden niet afwijken van de wettelijke garanties die consumenten hebben. Deze bepaling is dus met name van toepassing wanneer je levert aan ondernemers.
Algemene voorwaarden opstellen
Wil je algemene voorwaarden op gaan stellen voor je onderneming? Hanteer dan onderstaand stappenplan:
- Zoek een passend model. Er zijn diverse modelvoorwaarden beschikbaar. Vraag het bijvoorbeeld na bij je NOAB-adviseur, zij beschikken over een goed model Let op: Lever je aan consumenten? Dan kan het zijn dat je branche- of beroepsvereniging de door hen opgestelde algemene voorwaarden verplicht stelt.
- Maak de algemene voorwaarden zo specifiek mogelijk. Lees daarom de algemene voorwaarden goed door en ga na wat voor jouw onderneming wel of niet van toepassing is. Je NOAB-adviseur kan je hierbij helpen.
- Deponeer de algemene voorwaarden bij de Kamer van Koophandel of de rechtbank. Het deponeren van de algemene voorwaarden is geen verplichting. Maar doordat ze opvraagbaar zijn, is de bewijsfunctie sterker bij een mogelijk geschil. Ook versterkt dit de professionaliteit van je onderneming.
Tip: Op de website van de SER vind je een aantal voorbeeldmodellen van algemene voorwaarden voor diverse branches, uitgegeven door brancheorganisaties.
Vragen
Heb je vragen over de algemene voorwaarden? Wil je dat een NOAB-adviseur meekijkt naar (het opstellen van) je algemene voorwaarden? Neem dan contact op met je NOAB-kantoor.
