Natuurlijk wil je het liefst je personeel binnenhouden, en al zéker het goede personeel. Maar helaas kun je niet altijd voorkomen dat werknemers kiezen voor een ander bedrijf of een ander carrièrepad. In dat geval: hoe behoud je de kennis die deze werknemer heeft binnen je onderneming?
Medewerkers bezitten veel kennis over jouw onderneming. Kennis over de processen en procedures, maar ook over afspraken met klanten, leveranciers en andere afdelingen. En ze kennen de concurrentie. Het gaat in dit geval om vakkennis, organisatiekennis en omgevingskennis. Wanneer een medewerker vertrekt, is het daarom van groot belang dat al deze vormen van kennis niet verloren gaan.
Het opnieuw opbouwen van deze kennis kost veel tijd en energie en het is zonde wanneer deze kennis met het vertrek van een medewerker verdwijnt. In deze blog geven we daarom 5 tips om ervoor te zorgen dat kennis behouden blijft.
1. Werk in teams
Door meer samen te werken, vindt er een automatische kennisoverdracht plaats. Teamleden zien van elkaar hoe zaken worden aangepakt, hoe communicatie met de klant plaatsvindt of hoe interne procedures werken.
Ook het koppelen van een minder ervaren medewerker aan een meer ervaren medewerker zorgt voor een manier van samenwerken waarbij veel automatische kennisoverdracht plaatsvindt.
Het organiseren van trainingen, cursussen en brainstormsessies zorgt ook voor momenten waarbij je medewerkers samen kunnen werken en kennis kunnen delen.
2. Stimuleer kennisdeling
Zorg ervoor dat medewerkers zelf kennis willen delen. Aan de ene kant doe je dit door dit vanuit het management te stimuleren (top-bottom). Aan de andere kant zoek je ambassadeurs vanuit andere lagen in de organisatie die dit aanwakkeren bij de andere collega’s (bottom-up). Een open cultuur van kennis delen zorgt er ook voor dat dit gestimuleerd wordt.
3. Beloon kennisdeling
Het stimuleren van kennisdeling doe je bijvoorbeeld ook door het opnemen van een beloning voor het delen van kennis aan anderen. Neem in de beoordelingsronde mee in hoeverre iemand zijn of haar kennis deelt in cursussen of trainingen: beoordeel medewerkers niet alleen op de hoeveelheid kennis die ze binnenbrengen, maar ook op de wijze van overdracht.
4. Leg procedures en handleidingen vast
Vraag of verplicht je medewerkers om hun belangrijkste taken in een korte handleiding of stappenplan op te schrijven: een werkbeschrijving. Zorg er ook voor dat deze enkele keren per jaar worden bijgewerkt. Zorg dat de werknemers daar ook echt de tijd voor krijgen, zodat ze de laatste wijzigingen in hun werk kunnen vastleggen in de werkbeschrijving.
5. Geef voldoende faciliteiten
Faciliteiten die samenwerken bevorderen, zijn bijvoorbeeld aparte projectruimtes. Maar denk ook aan het bieden van extra tijd voor het opzetten van gezamenlijke projecten.
Onderschat ook de kracht van open werkruimtes en koffieruimtes niet. Hier wordt op informele wijze vaak veel kennis gedeeld tussen medewerkers.
6. Werk met een online platform
Maak gebruik van een breed inzetbaar platform dat door alle medewerkers binnen je organisatie gebruikt kan worden en waar iedere medewerker toegang toe heeft. In veel programma’s (zoals Sharepoint, via Office 365 for Business) of Connections (via IBM) kun je documenten uploaden die voor iedere medewerker toegankelijk zijn of waartoe medewerkers leesrechten hebben.
Stel hiervoor interne richtlijnen op zodat het voor medewerkers duidelijk is wat van hen verwacht wordt ten aanzien van het uploaden van documenten. Bijvoorbeeld: alle documenten die naar klanten verstuurd worden, worden tevens opgenomen op het platform. Om te voorkomen dat meer mensen tegelijk aan documenten werken, kun je documenteigenaren aanmaken, die hierop kunnen toezien.
Ook een intern social media platform zorgt voor veel informele kennisoverdracht tussen medewerkers. Medewerkers plaatsen hierop bijvoorbeeld interne procedures en processen die op een later tijdstip nagelezen kunnen worden door anderen.
Vragen
Zoals je ziet zijn er verschillende vormen van kennisoverdracht mogelijk. Overleg met je NOAB-adviseur om te kijken welke vorm of combinatie van vormen van kennisoverdracht het best past bij jouw organisatie.
